Νομική βάση
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις ρυθμίζεται από τον ν. 4601/2019, που ενσωμάτωσε την Οδηγία 2014/55/ΕΕ, όπως τροποποιήθηκε με τον ν. 4972/2022. Ο εθνικός μορφότυπος του ηλεκτρονικού τιμολογίου ορίστηκε με την ΚΥΑ 63446/2021 και το χρονοδιάγραμμα υποχρεωτικής εφαρμογής με την ΚΥΑ 52445/2023, όπως τροποποιήθηκε το 2024 και το 2025. Η υποχρέωση αφορά τους προμηθευτές: το δημόσιο έχει την υποχρέωση να παραλαμβάνει ηλεκτρονικά τιμολόγια από το 2019, οι προμηθευτές έχουν την υποχρέωση να τα εκδίδουν σταδιακά από το 2023.
Οι φάσεις
Η υποχρέωση εφαρμόζεται ανά αναθέτουσα αρχή και ενεργοποιείται για τις συμβάσεις των οποίων η διαδικασία σύναψης ξεκίνησε μετά την αντίστοιχη ημερομηνία, όχι με βάση την ημερομηνία του τιμολογίου.
| Από | Αναθέτουσες αρχές |
|---|---|
| 12 Σεπτεμβρίου 2023 | Υπουργεία Υποδομών και Μεταφορών, Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Μετανάστευσης και Ασύλου, Δήμος Αθηναίων, ΕΚΑΠΥ, Εθνική Κεντρική Αρχή Αγορών, Κοινωνία της Πληροφορίας, ΟΠΑ, Αττικό Μετρό, ΕΥΔΑΠ, Εγνατία Οδός |
| 1 Ιανουαρίου 2024 | Η υπόλοιπη κεντρική διοίκηση: Προεδρία, όλα τα υπουργεία, αποκεντρωμένες διοικήσεις, ανεξάρτητες αρχές, Βουλή |
| 1 Ιουνίου 2024 | Όλες οι λοιπές αναθέτουσες αρχές και αναθέτοντες φορείς: δήμοι, περιφέρειες, ΝΠΔΔ, νοσοκομεία, πανεπιστήμια, ΔΕΚΟ |
| 1 Σεπτεμβρίου 2025 | Λοιπές δαπάνες της γενικής κυβέρνησης που δεν προέρχονται από σύμβαση προμήθειας ή υπηρεσίας |
Τον Σεπτέμβριο του 2026 όλες οι φάσεις είναι σε ισχύ. Οποιαδήποτε σύμβαση με το δημόσιο που προκηρύχθηκε μετά την 1η Ιουνίου 2024 τιμολογείται ηλεκτρονικά, και οι διακηρύξεις περιλαμβάνουν ρητό όρο γι αυτό.
Εξαιρέσεις
- Συμβάσεις ήσσονος αξίας έως 2.500 ευρώ (άρθρα 117Α και 327Α του ν. 4412/2016) και λοιπές δαπάνες έως 2.500 ευρώ.
- Συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα και συμβάσεις μεταξύ αναθετουσών αρχών.
- Συμβάσεις μίσθωσης έργου φυσικών προσώπων με φορείς της γενικής κυβέρνησης, από τον Ιούνιο του 2025.
- Συμβάσεις που εκτελούνται εκτός ΕΕ, και ορισμένες συμβάσεις άμυνας και ασφάλειας.
Τι χρειάζεται ο προμηθευτής
- Πιστοποιημένος πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησηςΤο ηλεκτρονικό τιμολόγιο προς το δημόσιο εκδίδεται και διαβιβάζεται μόνο μέσω παρόχου πιστοποιημένου από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης για συναλλαγές με το δημόσιο. Η πιστοποίηση για B2G είναι χωριστή από την αδειοδότηση παρόχων για myDATA, και δεν αρκεί κάθε πάροχος. Η εφαρμογή timologio της ΑΑΔΕ και τα απλά PDF δεν πληρούν την απαίτηση.
- Ο εθνικός μορφότυποςΤο τιμολόγιο ακολουθεί το ευρωπαϊκό πρότυπο EN 16931 στην ελληνική εξειδίκευσή του, σε μορφή UBL. Ο πάροχος αναλαμβάνει την τεχνική μορφή, εσείς δίνετε τα δεδομένα.
- Ο ΑΔΑΜ της σύμβασηςΣτο πεδίο αναφοράς σύμβασης του τιμολογίου αναγράφεται ο ΑΔΑΜ της σύμβασης από το ΚΗΜΔΗΣ, ο κωδικός με πρόθεμα SYMV. Για συμβάσεις που δεν έχουν ΑΔΑΜ, όπως οι ήσσονος αξίας, αναγράφεται μηδέν. Ο οδηγός για το ΚΗΜΔΗΣ εξηγεί πού τον βρίσκετε.
- Τα στοιχεία της αναθέτουσας αρχήςΚάθε αρχή και κάθε μονάδα της έχει κωδικό αναγνώρισης στο δίκτυο Peppol. Ζητήστε τον από την οικονομική υπηρεσία μαζί με την ανάθεση, γιατί λάθος κωδικός σημαίνει ότι το τιμολόγιο θα φτάσει σε λάθος φορέα ή πουθενά.
- Διαβίβαση και επαλήθευσηΟ πάροχος διαβιβάζει το τιμολόγιο μέσω του δικτύου Peppol στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας της ΓΓΠΣΨΔ, το οποίο ελέγχει τη μορφή και τα υποχρεωτικά πεδία και το προωθεί στην αρχή. Τιμολόγιο που απορρίπτεται στον έλεγχο δεν θεωρείται παραληφθέν και η προθεσμία πληρωμής δεν ξεκινά.
Τι αλλάζει την 1η Οκτωβρίου 2026
Η 1η Οκτωβρίου 2026 δεν είναι νέα φάση της τιμολόγησης προς το δημόσιο. Είναι η ημερομηνία επέκτασης της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης μεταξύ επιχειρήσεων στις επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα έως ένα εκατομμύριο ευρώ, μετά τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις που εντάχθηκαν στις αρχές του 2026. Προβλέπεται περίοδος ανοχής έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026 για όσους δηλώσουν έναρξη στο myDATA εγκαίρως.
Για έναν προμηθευτή του δημοσίου η πρακτική συνέπεια είναι ότι ο ίδιος πάροχος θα καλύπτει πλέον και τα τιμολόγια προς ιδιώτες πελάτες. Ελέγξτε ότι ο πάροχός σας έχει και τις δύο πιστοποιήσεις, για B2G από τη ΓΓΠΣΨΔ και για B2B από την ΑΑΔΕ, ώστε να μη χρειαστείτε δύο συστήματα.
Τι πάει στραβά στην πράξη
- Λάθος ή ελλιπής ΑΔΑΜ. Ο συνηθέστερος λόγος απόρριψης. Χρησιμοποιήστε τον ΑΔΑΜ της σύμβασης, όχι της διακήρυξης ή της απόφασης κατακύρωσης.
- Τιμολόγιο σε μονάδα διαφορετική από αυτή που υπέγραψε τη σύμβαση. Τα νοσοκομεία και οι μεγάλοι δήμοι έχουν πολλές μονάδες με χωριστούς κωδικούς.
- Ποσά που δεν συμφωνούν με τη σύμβαση ή με το πρωτόκολλο παραλαβής, ιδίως σε τμηματικές παραδόσεις.
- Έκδοση πριν την παραλαβή. Πολλές αρχές απορρίπτουν τιμολόγια που εκδόθηκαν πριν υπογραφεί το πρωτόκολλο παραλαβής, γιατί η προθεσμία πληρωμής μετρά από την παραλαβή.
Κάθε σύμβαση στην πλατφόρμα της GOVADI εμφανίζει τον ΑΔΑΜ της και τις εντολές πληρωμής που την ακολουθούν, ώστε να βλέπετε αν το τιμολόγιό σας έχει προχωρήσει σε πληρωμή χωρίς να ψάχνετε στο ΚΗΜΔΗΣ.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι υποχρεωτική η ηλεκτρονική τιμολόγηση προς το δημόσιο;
Ναι, για κάθε σύμβαση με οποιαδήποτε αναθέτουσα αρχή της οποίας η διαδικασία ξεκίνησε μετά την 1η Ιουνίου 2024, και νωρίτερα για την κεντρική διοίκηση. Εξαιρούνται οι συμβάσεις έως 2.500 ευρώ και οι συμβάσεις μεταξύ δημόσιων φορέων.
Μπορώ να στείλω PDF τιμολόγιο σε δήμο;
Όχι για συμβάσεις που υπάγονται στην υποχρέωση. Το τιμολόγιο πρέπει να εκδοθεί μέσω πιστοποιημένου παρόχου στον εθνικό μορφότυπο και να διαβιβαστεί μέσω Peppol στο Κέντρο Διαλειτουργικότητας. Το PDF δεν θεωρείται παραληφθέν τιμολόγιο.
Ποιον ΑΔΑΜ βάζω στο τιμολόγιο;
Τον ΑΔΑΜ της σύμβασης, τον κωδικό με πρόθεμα SYMV που πήρε το συμφωνητικό κατά την καταχώρισή του στο ΚΗΜΔΗΣ. Για συμβάσεις χωρίς ΑΔΑΜ αναγράφεται μηδέν.
Αλλάζει κάτι για το δημόσιο την 1η Οκτωβρίου 2026;
Όχι άμεσα. Η 1η Οκτωβρίου 2026 αφορά την επέκταση της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης μεταξύ επιχειρήσεων σε όσες έχουν έσοδα έως ένα εκατομμύριο ευρώ. Η τιμολόγηση προς το δημόσιο είναι ήδη υποχρεωτική από το 2024.
Τι γίνεται αν το τιμολόγιο απορριφθεί στον έλεγχο;
Δεν θεωρείται παραληφθέν, η προθεσμία πληρωμής δεν ξεκινά και πρέπει να εκδοθεί εκ νέου διορθωμένο. Οι συνηθέστεροι λόγοι είναι λάθος ΑΔΑΜ, λάθος κωδικός μονάδας της αρχής και ποσά που δεν συμφωνούν με τη σύμβαση.