Η αλληλουχία μιας δημόσιας δαπάνης
Στο ελληνικό δημόσιο λογιστικό μια σύμβαση δεν μπορεί να προκηρυχθεί αν δεν έχει πρώτα εξασφαλιστεί το κονδύλι. Η διαδικασία έχει τρία βήματα, και τα δύο πρώτα είναι δημόσια πριν εμφανιστεί ο διαγωνισμός.
- Πρωτογενές αίτημαΗ υπηρεσία που έχει την ανάγκη (η τεχνική υπηρεσία, το τμήμα προμηθειών, η κλινική ενός νοσοκομείου) συντάσσει αίτημα για τη διενέργεια της δαπάνης: τι χρειάζεται, γιατί, με ποια εκτιμώμενη αξία και ποιον κωδικό CPV. Το αίτημα καταχωρίζεται στο ΚΗΜΔΗΣ αμέσως μετά την υπογραφή του και παίρνει ΑΔΑΜ με πρόθεμα REQ.
- Απόφαση ανάληψης υποχρέωσηςΟ διατάκτης του φορέα (ο δήμαρχος, ο διοικητής, ο υπουργός ή το εξουσιοδοτημένο όργανο) εγκρίνει τη δαπάνη και δεσμεύει την αντίστοιχη πίστωση στον προϋπολογισμό. Η διαδικασία διέπεται από το π.δ. 80/2016. Η απόφαση αναρτάται στη Διαύγεια και το εγκεκριμένο αίτημα καταχωρίζεται στο ΚΗΜΔΗΣ, πάλι με πρόθεμα REQ.
- Διακήρυξη ή πρόσκλησηΜόνο τώρα η αρχή μπορεί να βγάλει τη διακήρυξη του διαγωνισμού ή την πρόσκληση απευθείας ανάθεσης. Αυτή είναι η στιγμή που οι περισσότεροι προμηθευτές μαθαίνουν για την προμήθεια.
Ανάμεσα στο πρώτο και στο τρίτο βήμα μεσολαβεί χρόνος: η έγκριση από συλλογικό όργανο, η σύνταξη των τευχών, οι εγκρίσεις όρων. Στα δεδομένα της πλατφόρμας της GOVADI το διάστημα αυτό είναι συχνά εβδομάδες και σε πολλούς φορείς μήνες.
Τι περιέχει το αίτημα
Ένα πρωτογενές αίτημα στο ΚΗΜΔΗΣ περιλαμβάνει την αναθέτουσα αρχή και τη μονάδα της, τον τίτλο της δαπάνης, τον κωδικό CPV, την εκτιμώμενη αξία, την πηγή χρηματοδότησης και συχνά τεχνική έκθεση ή προδιαγραφές σε παράρτημα. Με άλλα λόγια, περιέχει σχεδόν όλα όσα χρειάζεται ένας προμηθευτής για να αποφασίσει αν τον ενδιαφέρει, πριν καν υπάρξει διακήρυξη.
Η απόφαση ανάληψης υποχρέωσης στη Διαύγεια προσθέτει τον κωδικό του προϋπολογισμού που δεσμεύεται (ΚΑΕ) και επιβεβαιώνει ότι το κονδύλι υπάρχει πραγματικά. Αίτημα χωρίς ανάληψη υποχρέωσης μπορεί να μην προχωρήσει ποτέ. Αίτημα με ανάληψη υποχρέωσης σχεδόν πάντα καταλήγει σε ανάθεση.
Γιατί ενδιαφέρει τον προμηθευτή
Στο στάδιο της διακήρυξης οι όροι έχουν κλειδώσει. Οι προδιαγραφές, το κριτήριο ανάθεσης, τα κριτήρια επιλογής και το χρονοδιάγραμμα είναι δεδομένα, και το μόνο που απομένει είναι να τιμολογήσετε. Στο στάδιο του αιτήματος τίποτα από αυτά δεν έχει οριστικοποιηθεί.
- Μπορείτε να ενημερώσετε την υπηρεσία. Η επικοινωνία με έναν φορέα για την αγορά και τις διαθέσιμες λύσεις είναι θεμιτή πριν από τη διακήρυξη και συνηθισμένη. Οι υπηρεσίες συχνά δεν γνωρίζουν τι υπάρχει στην αγορά και συντάσσουν προδιαγραφές με βάση τον προηγούμενο ανάδοχο.
- Μπορείτε να προγραμματίσετε. Ξέρετε ότι σε δύο μήνες θα χρειαστείτε διαθέσιμο απόθεμα, προσωπικό ή εγγυητική επιστολή, πριν ανοίξει η προθεσμία των 15 ημερών.
- Ζητάτε να προσκληθείτε. Για δαπάνες κάτω των 30.000 ευρώ, που θα κλείσουν με απευθείας ανάθεση, το αίτημα είναι η μόνη ευκαιρία να μπείτε στη λίστα των φορέων που θα λάβουν πρόσκληση.
- Συμμετέχετε στη διαβούλευση. Για μεγαλύτερες προμήθειες οι αρχές συχνά βγάζουν τις τεχνικές προδιαγραφές σε δημόσια διαβούλευση στο ΚΗΜΔΗΣ (πρόθεμα DIAB) πριν τη διακήρυξη. Τα σχόλια των προμηθευτών σε αυτό το στάδιο αλλάζουν προδιαγραφές.
Πού και πώς τα βρίσκετε
Τα αιτήματα αναζητούνται στο ΚΗΜΔΗΣ επιλέγοντας ως είδος πράξης το αίτημα, με φίλτρο κωδικού CPV, αναθέτουσας αρχής ή ημερομηνίας. Οι αποφάσεις ανάληψης υποχρέωσης αναζητούνται στη Διαύγεια με είδος πράξης «Ανάληψη Υποχρέωσης» και φίλτρο φορέα. Ο οδηγός για το ΚΗΜΔΗΣ περιγράφει την αναζήτηση αναλυτικά.
Η δυσκολία δεν είναι η πρόσβαση, είναι ο όγκος. Οι αναθέτουσες αρχές καταχωρίζουν εκατοντάδες χιλιάδες αιτήματα τον χρόνο, με ελεύθερους τίτλους και όχι πάντα σωστούς κωδικούς CPV. Για να παρακολουθεί κανείς με το χέρι τα αιτήματα δεκάδων φορέων σε πέντε κατηγορίες CPV χρειάζεται καθημερινή εργασία που οι περισσότερες εταιρείες δεν μπορούν να διαθέσουν.
Ο ετήσιος προγραμματισμός
Πέρα από τα μεμονωμένα αιτήματα, πολλοί φορείς εγκρίνουν στην αρχή του έτους τον προγραμματισμό των προμηθειών τους μαζί με τον προϋπολογισμό και το τεχνικό πρόγραμμα. Οι αποφάσεις αυτές αναρτώνται στη Διαύγεια και δίνουν την εικόνα ολόκληρης της χρονιάς: ποιες κατηγορίες, με ποια ποσά, με ποια χρηματοδότηση. Για τους δήμους το τεχνικό πρόγραμμα και ο προϋπολογισμός εγκρίνονται από το δημοτικό συμβούλιο συνήθως τον Νοέμβριο και τον Δεκέμβριο του προηγούμενου έτους. Τα υπόλοιπα προκύπτουν από τις αναλήψεις υποχρέωσης στη διάρκεια του έτους.
Τα έγκαιρα σήματα (Signals) της πλατφόρμας της GOVADI είναι ακριβώς αυτό: κάθε ανάληψη υποχρέωσης και κάθε αίτημα που αντιστοιχεί στους κωδικούς CPV σας, τη στιγμή που αναρτάται. Βλέπετε το κονδύλι πριν γίνει διαγωνισμός και το παρακολουθείτε μέχρι να βγει η διακήρυξη.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το πρωτογενές αίτημα;
Το αίτημα μιας υπηρεσίας της αναθέτουσας αρχής για τη διενέργεια δαπάνης, με το αντικείμενο, τον κωδικό CPV και την εκτιμώμενη αξία. Καταχωρίζεται στο ΚΗΜΔΗΣ με πρόθεμα REQ πριν από κάθε διακήρυξη ή πρόσκληση.
Τι είναι η ανάληψη υποχρέωσης;
Η απόφαση με την οποία ο διατάκτης του φορέα εγκρίνει τη δαπάνη και δεσμεύει την αντίστοιχη πίστωση στον προϋπολογισμό, σύμφωνα με το π.δ. 80/2016. Αναρτάται στη Διαύγεια και είναι προϋπόθεση για να προχωρήσει η διαδικασία ανάθεσης.
Πόσο χρόνο πριν από τη διακήρυξη δημοσιεύεται το αίτημα;
Ο νόμος δεν ορίζει σταθερό διάστημα. Στα δεδομένα της πλατφόρμας της GOVADI το διάστημα από το πρωτογενές αίτημα ως τη διακήρυξη είναι συνήθως εβδομάδες και σε ορισμένους φορείς μήνες, ανάλογα με τις εγκρίσεις που απαιτούνται.
Σημαίνει κάθε αίτημα ότι θα γίνει διαγωνισμός;
Όχι. Ένα αίτημα μπορεί να μην εγκριθεί ή να μην χρηματοδοτηθεί. Όταν όμως ακολουθεί απόφαση ανάληψης υποχρέωσης, η δαπάνη έχει δεσμευτεί στον προϋπολογισμό και η ανάθεση σχεδόν πάντα ακολουθεί.
Επιτρέπεται να επικοινωνήσω με τον φορέα πριν τη διακήρυξη;
Ναι. Η ενημέρωση της αναθέτουσας αρχής για την αγορά και τις διαθέσιμες λύσεις πριν από την έναρξη της διαδικασίας είναι θεμιτή, και ο νόμος προβλέπει ρητά τις προκαταρκτικές διαβουλεύσεις με την αγορά. Αυτό που δεν επιτρέπεται είναι η διαμόρφωση προδιαγραφών που ευνοούν συγκεκριμένο προμηθευτή.