Οι δύο αγοραστές μέσα σε κάθε ΑΕΙ
Κάθε ελληνικό πανεπιστήμιο αγοράζει από δύο εντελώς χωριστές τσέπες. Η διάκριση είναι η πιο σημαντική πληροφορία αυτού του οδηγού.
| Το ίδρυμα | Ο ΕΛΚΕ | |
|---|---|---|
| Χρήματα | Τακτικός προϋπολογισμός και Πρόγραμμα Δημοσίων Επενδύσεων | Ερευνητικά και αναπτυξιακά έργα: ΕΣΠΑ, Horizon Europe, ΕΛΙΔΕΚ, Ταμείο Ανάκαμψης, ιδιωτικές συμβάσεις |
| Τι αγοράζει | Λειτουργικά: καθαριότητα, φύλαξη, ενέργεια, συντηρήσεις, σίτιση και στέγαση φοιτητών, κτιριακά, κεντρικές υποδομές πληροφορικής | Ό,τι χρειάζεται ένα έργο: εργαστηριακός εξοπλισμός, αναλώσιμα, υπολογιστές, λογισμικό, υπηρεσίες, μετακινήσεις, εκδόσεις |
| Μέγεθος | Λίγοι και μεγάλοι διαγωνισμοί, ετήσιοι ή πολυετείς | Πάρα πολλές μικρές αναθέσεις, η καθεμία δεμένη σε ένα έργο |
| Ρυθμός | Προβλέψιμος, ακολουθεί το ακαδημαϊκό και το οικονομικό έτος | Ακολουθεί τον κύκλο ζωής κάθε έργου, με έξαρση πριν από τη λήξη επιλεξιμότητας |
Ο ΕΛΚΕ, ο Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας, λειτουργεί με βάση τον ν. 4957/2022 και τον δικό του Οδηγό Χρηματοδότησης, που κάθε ίδρυμα εγκρίνει χωριστά. Διοικείται από την Επιτροπή Ερευνών και Διαχείρισης. Στα μεγάλα ιδρύματα ο ΕΛΚΕ διαχειρίζεται περισσότερα χρήματα από τον τακτικό προϋπολογισμό.
Πέρα από τα ΑΕΙ, το ίδιο μοντέλο ακολουθούν τα ερευνητικά κέντρα του άρθρου 13Α του ν. 4310/2014, όπως το ΕΚΕΦΕ Δημόκριτος, το ΕΚΕΤΑ, το ΙΤΕ και το Ερευνητικό Κέντρο Αθηνά, καθώς και τα πανεπιστημιακά νοσοκομεία, τα οποία όμως αγοράζουν υγειονομικό υλικό με τους κανόνες του δημόσιου συστήματος υγείας.
Οι κωδικοί CPV των ιδρυμάτων
- 38 Εξοπλισμός εργαστηρίων, οπτικός και ακριβείας. Ο χαρακτηριστικός κωδικός της έρευνας: όργανα μέτρησης, μικροσκόπια, φασματόμετρα, αναλυτές.
- 30 και 48 Μηχανήματα γραφείου, υπολογιστές και λογισμικό. Ο μεγαλύτερος σε αριθμό αναθέσεων: σταθμοί εργασίας, φορητοί, εξυπηρετητές, άδειες λογισμικού, υπολογιστικά νέφη.
- 33 Ιατρικές συσκευές και αντιδραστήρια για ιατρικές, βιολογικές και χημικές σχολές.
- 24 Χημικά προϊόντα. Αντιδραστήρια και αναλώσιμα εργαστηρίου, σε συνεχή ροή μικρών παραγγελιών.
- 73 Υπηρεσίες έρευνας και ανάπτυξης και 79 Επιχειρηματικές υπηρεσίες για υπεργολαβίες, μελέτες, αξιολογήσεις και διάχυση αποτελεσμάτων.
- 55 και 15 Υπηρεσίες εστίασης και τρόφιμα. Η σίτιση φοιτητών είναι από τις μεγαλύτερες και πιο σταθερές συμβάσεις ενός ιδρύματος.
- 90 Καθαριότητα, 79 φύλαξη και 50 συντήρηση για τις εγκαταστάσεις, συνήθως πολυετείς.
- 45 Κατασκευαστικές εργασίες για κτιριακά, ενεργειακή αναβάθμιση και αναδιαμόρφωση χώρων.
- 22 Έντυπο υλικό για εκδόσεις, συνέδρια και εκπαιδευτικό υλικό.
Πώς γίνονται οι αναθέσεις
Στον ΕΛΚΕ
Κάθε δαπάνη βαρύνει συγκεκριμένο έργο με συγκεκριμένο προϋπολογισμό και επιστημονικά υπεύθυνο. Ο επιστημονικά υπεύθυνος υποβάλλει αίτημα, η Επιτροπή Ερευνών εγκρίνει τη δέσμευση και ακολουθεί η ανάθεση. Επειδή οι προϋπολογισμοί των έργων είναι μικροί σε σχέση με τα όρια, η συντριπτική πλειονότητα των δαπανών γίνεται με απευθείας ανάθεση κάτω από τα 30.000 ευρώ.
Το κρίσιμο σημείο για έναν προμηθευτή: ο υπολογισμός του ορίου γίνεται ανά ομοειδή δαπάνη σε επίπεδο φορέα και οικονομικού έτους, όχι ανά έργο. Ο ΕΛΚΕ που αγοράζει υπολογιστές για δέκα διαφορετικά έργα δεν μπορεί να θεωρεί κάθε αγορά αυτοτελή. Γι' αυτό τα μεγάλα ιδρύματα προκηρύσσουν κεντρικούς διαγωνισμούς ή συμφωνίες-πλαίσιο για τις επαναλαμβανόμενες κατηγορίες, και τα επιμέρους έργα αντλούν από εκεί.
Στο ίδρυμα
Για τα λειτουργικά, αποφασίζει η Σύγκλητος ή το Συμβούλιο Διοίκησης κατά τις αρμοδιότητες του ν. 4957/2022, και η Διεύθυνση Οικονομικής Διαχείρισης εκτελεί. Τα όρια είναι τα κοινά: απευθείας ανάθεση έως 30.000 ευρώ, ΕΣΗΔΗΣ πάνω από αυτά, δημοσίευση στο TED από τα 216.000 ευρώ, αφού τα ΑΕΙ είναι λοιπές αναθέτουσες αρχές και όχι κεντρική κυβέρνηση.
Οι ιδιαιτερότητες που πρέπει να ξέρετε
- Η λήξη επιλεξιμότητας κινεί την αγορά. Ένα έργο που λήγει πρέπει να έχει εξοφλήσει και παραλάβει πριν από την καταληκτική ημερομηνία, αλλιώς η δαπάνη δεν είναι επιλέξιμη. Οι παραγγελίες πυκνώνουν τους τελευταίους μήνες κάθε έργου και η ταχύτητα παράδοσης μετράει περισσότερο από την τιμή.
- Πολλοί μικροί αποφασίζοντες. Στον ΕΛΚΕ ο επιστημονικά υπεύθυνος ορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές. Η εμπορική σχέση χτίζεται με τα εργαστήρια, όχι μόνο με το τμήμα προμηθειών.
- Εξειδικευμένος εξοπλισμός και αποκλειστικότητα. Για όργανα με έναν μόνο κατασκευαστή χρησιμοποιείται διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση λόγω τεχνικής αποκλειστικότητας. Αν είστε ο αποκλειστικός αντιπρόσωπος, η βεβαίωση αποκλειστικότητας είναι το κρίσιμο έγγραφο.
- Σίτιση και στέγαση. Οι συμβάσεις φοιτητικής εστίασης είναι πολυετείς, μεγάλης αξίας και με ποινικές ρήτρες ποιότητας. Προκηρύσσονται συνήθως την άνοιξη για το επόμενο ακαδημαϊκό έτος.
- Πληρωμές. Ο ΕΛΚΕ πληρώνει από τη ροή του έργου. Αν ο χρηματοδότης καθυστερήσει τη δόση, καθυστερεί και ο προμηθευτής, ανεξάρτητα από τις προθεσμίες του νόμου. Δείτε τον οδηγό για το πότε πληρώνει το δημόσιο.
Πού δημοσιεύονται
Οι συμβάσεις των ΑΕΙ και των ΕΛΚΕ καταχωρίζονται στο ΚΗΜΔΗΣ και οι αποφάσεις στη Διαύγεια, όπου κάθε ΕΛΚΕ έχει δικό του φορέα. Οι διαγωνισμοί άνω των 30.000 ευρώ διεξάγονται στο ΕΣΗΔΗΣ. Κάθε ΕΛΚΕ διατηρεί επιπλέον δική του σελίδα προκηρύξεων, που συχνά δημοσιεύει προσκλήσεις εκδήλωσης ενδιαφέροντος πριν από την επίσημη ανάρτηση.
Επειδή ο όγκος είναι σε μικρές αναθέσεις, η Διαύγεια είναι εδώ πιο χρήσιμη από αλλού: οι αποφάσεις ανάληψης υποχρέωσης του ΕΛΚΕ δείχνουν τι πρόκειται να αγοραστεί, συχνά πριν ζητηθεί προσφορά.
Η πλατφόρμα της GOVADI παρακολουθεί χωριστά το ίδρυμα και τον ΕΛΚΕ κάθε ΑΕΙ και ερευνητικού κέντρου, με δικό τους προφίλ ο καθένας: τι αγοράζει, από ποιον, σε ποια τιμή και με ποια συχνότητα. Οι επαναλαμβανόμενες κατηγορίες αναλωσίμων σημαίνονται, ώστε να βλέπετε ποιο εργαστήριο αγοράζει τι, κάθε πότε.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στο πανεπιστήμιο και στον ΕΛΚΕ;
Είναι δύο χωριστοί αγοραστές. Το ίδρυμα αγοράζει λειτουργικά από τον τακτικό προϋπολογισμό, με λίγους και μεγάλους διαγωνισμούς. Ο ΕΛΚΕ διαχειρίζεται τα ερευνητικά έργα και κάνει πάρα πολλές μικρές αναθέσεις, η καθεμία δεμένη σε συγκεκριμένο έργο και επιστημονικά υπεύθυνο. Στα μεγάλα ιδρύματα ο ΕΛΚΕ κινεί περισσότερα χρήματα από το ίδρυμα.
Γιατί οι περισσότερες αγορές ΕΛΚΕ είναι απευθείας αναθέσεις;
Γιατί κάθε δαπάνη βαρύνει τον προϋπολογισμό ενός έργου, ο οποίος συνήθως είναι μικρός σε σχέση με το όριο των 30.000 ευρώ. Προσοχή όμως ότι το όριο υπολογίζεται ανά ομοειδή δαπάνη σε επίπεδο φορέα και έτους, όχι ανά έργο, γι αυτό τα μεγάλα ιδρύματα προκηρύσσουν κεντρικούς διαγωνισμούς ή συμφωνίες-πλαίσιο για τις επαναλαμβανόμενες κατηγορίες.
Ποιος ορίζει τις τεχνικές προδιαγραφές σε ένα ερευνητικό έργο;
Ο επιστημονικά υπεύθυνος του έργου, ο οποίος γνωρίζει τον εξοπλισμό και τις ανάγκες του εργαστηρίου. Το τμήμα προμηθειών εκτελεί τη διαδικασία. Για έναν προμηθευτή αυτό σημαίνει ότι η τεχνική συζήτηση γίνεται με το εργαστήριο.
Πότε βγαίνουν οι διαγωνισμοί σίτισης φοιτητών;
Συνήθως την άνοιξη, για το επόμενο ακαδημαϊκό έτος. Είναι πολυετείς συμβάσεις μεγάλης αξίας, με αυστηρές προδιαγραφές ποιότητας και ποινικές ρήτρες, και ανήκουν στον τακτικό προϋπολογισμό του ιδρύματος και όχι στον ΕΛΚΕ.
Τι είναι η βεβαίωση αποκλειστικότητας και πότε χρειάζεται;
Είναι το έγγραφο με το οποίο ο κατασκευαστής πιστοποιεί ότι ένας προμηθευτής είναι ο μοναδικός αντιπρόσωπός του στην Ελλάδα. Χρησιμοποιείται όταν το ίδρυμα προσφεύγει σε διαπραγμάτευση χωρίς δημοσίευση λόγω τεχνικής αποκλειστικότητας, κάτι συχνό για εξειδικευμένα όργανα με έναν μόνο κατασκευαστή.
Γιατί καθυστερούν οι πληρωμές του ΕΛΚΕ;
Γιατί ο ΕΛΚΕ πληρώνει από τη ροή χρηματοδότησης του συγκεκριμένου έργου. Αν ο χρηματοδότης καθυστερήσει τη δόση, καθυστερεί και η πληρωμή του προμηθευτή, ανεξάρτητα από τις προθεσμίες του νόμου. Τα έργα με τακτικές ενδιάμεσες πληρωμές είναι πιο ασφαλή από εκείνα που πληρώνονται στο τέλος.